WIE UNTERNEHMEN ONLINE-PLATTFORMEN IN ZEITEN VON COVID-19 NUTZEN

WIE UNTERNEHMEN ONLINE-PLATTFORMEN IN ZEITEN VON COVID-19 NUTZEN

Der jüngste Ausbruch der Coronavirus-Pandemie hat sich nachteilig auf Organisationen im gesamten Spektrum ausgewirkt. Insbesondere die Veranstaltungsbranche wurde massiv in Mitleidenschaft gezogen, da sich Unternehmen weiterhin von geplanten Veranstaltungen zurückziehen und so einen Strudel logistischer Herausforderungen schaffen. Zwar waren diese Absagen unvermeidlich, um die öffentliche Sicherheit zu gewährleisten, doch stellen sie für die meisten Firmen auch schwere Verluste und versunkene Kosten dar.

Infolgedessen suchen Organisationen nach Wegen, ihre finanzielle Notlage zu mildern, und hier erweisen sich virtuelle Veranstaltungsplattformen als praktische Alternative.  Durch die Verlagerung ihrer Konferenzen, Messen und Ausstellungen ins Internet hoffen die Unternehmen, ihr Publikum und ihre Interessenvertreter zu binden und ihre kommerziellen Aktivitäten aufrechtzuerhalten.

Eine physische Veranstaltung in eine virtuelle zu verwandeln, kann jedoch als ein entmutigendes und gewaltiges Unterfangen erscheinen. Für die meisten Organisationen kommt der Wandel nicht von selbst. Daher hilft diese Schritt-für-Schritt-Anleitung Veranstaltungsorganisatoren zu verstehen, wie sie den Übergang mit minimaler Reibung vollziehen können.

WAS IST EIN VIRTUELLES EVENT?

Bevor wir fortfahren, ist es wichtig, ein grundlegendes Verständnis davon zu haben, was virtuelle Ereignisse sind, da die Definition von Person zu Person variieren kann. Im Wesentlichen ist eine virtuelle Veranstaltung eine Online-Mikrosite, die eine Vernetzung in Echtzeit zwischen Teilnehmern, Organisatoren, Ausstellern und Referenten ermöglicht. Der genaue Funktionsumfang, der für eine virtuelle Veranstaltung zur Verfügung steht, ist von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich.

Im Falle von phionik beispielsweise werden die Zuhörer durch eine Kombination aus Chat-Tools, Webinaren und digitalen Inhalten verbunden, die über eine visuell reichhaltige Schnittstelle angeboten werden.

lobby

SCHRITTE, DIE SIE BEFOLGEN MÜSSEN, UM VERANSTALTUNGEN ONLINE ZU VERSCHIEBEN

SCHRITT 1: INFORMIEREN SIE ÜBER IHRE ONLINE-VERANSTALTUNG

Wenn Sie sich entschieden haben, virtuell zu arbeiten, müssen Sie diese Entscheidung schnell an Ihr Publikum weitergeben, um die Unsicherheit zu verringern. Wenn dies früh genug geschieht, erspart es vielen Ihrer Teilnehmer den Ärger, für ihre Reise- und Unterkunftsvorkehrungen Rückerstattungen zu beantragen.

Ihre Botschaft muss enthalten:

  • Wie die Sorge um die öffentliche Gesundheit es unmöglich macht, mit einem physischen Ereignis fortzufahren
  • Klarheit darüber, dass die Veranstaltung online verschoben und nicht vollständig “abgesagt” wird.
  • Überarbeitetes Datum und Uhrzeit des virtuellen Ereignisses, wenn es nicht am selben Tag stattfindet.
  • Beschreibung der Art und Weise, wie das virtuelle Ereignis weiterhin einen Wert liefert

Hier sind einige Marketingideen, die Ihnen helfen sollen, diese Informationen zu verbreiten:

  • Pressemitteilung herausgeben
  • Senden Sie eine Massen-E-Mail an alle Teilnehmer mit mindestens 2 Follow-ups
  • Fügen Sie Beiträge zu allen Ihren sozialen Kanälen hinzu, insbesondere zu LinkedIn, Facebook und Twitter
  • Fügen Sie ein eindeutiges Banner auf Ihrer Firmenwebsite ein, das diese Informationen weitergibt
  • Informieren Sie Ihre Kunden-Support-Abteilung und Ihre Helpdesk-Mitarbeiter
    Fordern Sie alle Partner, Sponsoren und Redner auf, die Informationen auch an ihre gesellschaftlichen Kreise weiterzugeben
  • We’ll cover specific communication for speakers, exhibitors and sponsors in Steps 3 and 4.

SCHRITT 2: ANMELDUNGEN ONLINE VERSCHIEBEN

Der nächste Schritt ist die Zusammenarbeit mit Ihrem Anbieter von virtuellen Veranstaltungen, um eine Landing Page einzurichten, auf der die Vorteile der Veranstaltung und die enthaltenen Funktionen erklärt werden. Zu den typischen Elementen einer Landing Page gehören:

  • Datum/Uhrzeit des virtuellen Ereignisses
  • Liste der Vorteile, z.B. Zugang zur Veranstaltung von zu Hause oder vom Büro aus etc.
  • Zeitplan der Referenten & Webinare
  • Liste der Sponsoren und Aussteller, die zur Teilnahme erwartet werden
  • usw.

landing page

Als Nächstes müssen Sie die Registrierungserfahrung Ihrer Landing Page festlegen. Dies hängt davon ab, wie Sie die Teilnehmer Ihrer ursprünglichen Veranstaltung verwaltet haben. Ihre Registrierungspolitik war wahrscheinlich eine dieser drei Arten:

(a) Offene Eingabe

Das bedeutet, dass die Veranstaltung ohne Voranmeldung für die breite Öffentlichkeit zugänglich war. In diesem Fall gibt es 

auf der Landing Page kein Registrierungsformular und der Zugang wird demjenigen gewährt, der den Link hat.

(b) Registrierte Mitglieder

Wenn die Teilnehmer sich bei Ihrem Büro anmelden mussten, um Zutritt zu erhalten, würden Sie die Liste der registrierten Mitglieder mit dem Anbieter der virtuellen Veranstaltung teilen, um ihre Konten zu erstellen, und auch ein Anmeldeformular mit den Feldern aufbewahren, die Sie für zukünftige Anmeldungen erfassen möchten.

(c) Nur mit Einladung

In diesem Fall hätten Sie eine endliche Liste von Mitgliedern, die Sie einzuladen beabsichtigen. Sie würden diese Liste im Excel-Format freigeben, um dem Anbieter die Möglichkeit zu geben, Konten zu erstellen und eine Login-Wand auf der Seite hinzuzufügen, um den Zugang auf autorisierte Mitglieder zu beschränken.

Der Zweck der La

nding Page ist es, als Fassade Ihrer virtuellen Veranstaltung zu fungieren, Besucher zu motivieren, sich für die Veranstaltung anzumelden und zu kommunizieren, was sie erwartet.

Wenn Ihre Veranstaltung Stände und Präsenz für Aussteller und Sponsoren vorsah, kann der Plattformanbieter auch für diese eine separate Seite einrichten.

Denken Sie daran, diese Seite durch PR, E-Mail-Marketing, soziale Medien und andere geplante Marketingaktivitäten weiterzugeben.

SCHRITT 3: AUFFORDERUNG AN DIE REDNER, WEBINARE DURCHZUFÜHREN

Die Referenten, die Sie für Ihre physische Veranstaltung im Sinn hatten, können immer noch Teil Ihrer virtuellen Veranstaltung sein.

 Alles, was sie tun müssen, ist, mit einem internetgestützten Gerät an der Veranstaltung teilzunehmen und ihren Vortrag zu halten.

Schicken Sie Ihren Gastrednern & Moderatoren eine E-Mail oder rufen Sie sie an und informieren Sie sie darüber, wie Sie ihre Sitzungen online verlegen wollen. Zeigen Sie ihnen, wie dieses Arrangement für sie funktioniert und dass sie keine Anstrengungen für Reisen aufwenden müssen.

Erstellen Sie einen Zeitplan der Webinare für den Tag (sollte nach Fertigstellung auf Ihrer Landing Page wiedergegeben werden) und besprechen Sie mit jedem Ihrer Gäste einen Termin. Es gibt drei Arten von Webinaren, aus denen Sie für jeden Gast wählen können:

(a) Live

Der Moderator wird gebeten, seine Kamera oder seinen Desktop freizugeben und den Vortrag live mit dem Webkonferenz-Tool des Anbieters zu halten. Sie können am Ende jeder Sitzung auch einige Minuten für Fragen und Antworten reservieren.

b) Semi-Live

In diesem Fall nimmt der Redner vorab ein Video seines Vortrags auf und spielt es während der Webinar-Sitzung ab, anstatt es live zu präsentieren. Der Redner steht jedoch nach dem Video für die Frage- und Antwortsitzung zur Verfügung, um mit den Teilnehmern und Fragen vor Ort zu interagieren.

(c) Auf Abruf

Genau wie in (b) schickt der Moderator ein vorher aufgenommenes Video seines Vortrags, das für das Publikum abgespielt wird. Es findet jedoch keine Fragerunde statt, nachdem das Video gezeigt wurde.

webinar

SCHRITT 4: EINRICHTUNG VIRTUELLER STÄNDE FÜR AUSSTELLER UND SPONSOREN

Wenn Ihre ursprüngliche Veranstal

tung Stände für bestimmte Aussteller und Sponsoren vorsah, dann können diese als “virtuelle Stände” auf die Plattform portiert werden.

Die Kontaktperson jedes Ausstellers erhält Zugang zu einem Backend-System, das ihr dies ermöglicht:

  • eine Standvorlage (Design) auszuwählen
  • Logos, Dokumente, Videos und Präsentationen hochladen
  • Verwalten ihrer Benutzer

Virtuelle Event-Plattformen, die einen Kundensupport mit hohem Touch bieten, helfen diesen Anwendern in der Regel, ihre Ständ

e rechtzeitig aufzustellen.

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SCHRITT 5: INFORMIEREN SIE DIE TEILNEHMER ÜBER CHAT-NETWORKING

Um es den Teilnehmern zu ermöglichen, miteinander zu interagieren (wie in einer Konferenz), bieten virtuelle Veranstaltungsplattformen eine Chat-Schnittstelle. Über diese muss jeder Aussteller informiert werden:

  • die Arten der verfügbaren Chat-Modi, z.B. Gruppenchat und 1:1-Text/Audio/Video-Chat
  • die Merkmale des Chat-Dienstes
  • Fertigstellung der Chat-Agenten, die während der Veranstaltungszeiten für den
  • Chat zur Verfügung stehen werden.

Beim E-Mail-Marketing vor der Veranstaltung müssen die Teilnehmer darüber informiert werden, wie sie über das verfügbare Chat-Modul miteinander kommunizieren können.

SCHRITT 6: ÜBERPRÜFEN DER BENUTZERERFAHRUNG

Nachdem die Landing Page, die virtuelle Lobby, die virtuellen Stände, der digitale Inhalt und die Chat-Strategie festgelegt sind, ist es wichtig, die virtuelle Veranstaltung einem Probelauf zu unterziehen, um die Erfahrung zu überprüfen. Die Organisatoren müssen die Website-Kopie, das Design und die hochgeladenen Inhalte überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit ihren Erwartungen übereinstimmen.

Es ist auch wichtig, einen E-Mail-basierten Helpdesk einzurichten und dies den Zuhörern mitzuteilen, um ihnen die Möglichkeit zu geben, alle technischen Schwierigkeiten mitzuteilen, auf die sie stoßen könnten.

help desk

SCHRITT 7: DIE TÜREN ÖFFNEN

Bevor die Veranstaltung live geht, ist es von entscheidender Bedeutung, die virtuelle Veranstaltung so weit wie möglich zu vermarkten, um eine maximale Teilnahme und Beteiligung zu gewährleisten.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter und Aussteller am Tag der virtuellen Veranstaltung bereit sind, mit den Teilnehmern zu interagieren und ihre Fragen zu beantworten. Wenn Sie sie rechtzeitig ansprechen, wird der Erfolg Ihrer Veranstaltung sichergestellt.

Nach der Veranstaltung können Sie auf die Erkenntnisse zugreifen, um zu erfahren, wie die Teilnehmer mit Ihrer Veranstaltung interagiert haben. Senden Sie Dankes-E-Mails an die Teilnehmer, die ein Formular ausgefüllt oder Interesse an Ihrer Veranstaltung/Ihren Dienstleistungen gezeigt haben.

Dies fasst die Schritte zusammen, die Sie befolgen müssen, um Ihrer Veranstaltung ein virtuelles Erlebnis zu verschaffen.

FINALE ANMERKUNGEN

In Situationen wie diesen, in denen eine Pandemie eine öffentliche Zusammenkunft verhindert, ist das Publikum in der Regel sehr verständnisvoll und wird in den meisten Fällen positiv auf die Umstellung auf das Internet reagieren. Aus diesem Grund müssen Marketingbotschaften rund um die Veranstaltung frühzeitig, klar und konsistent sein.

Das größte Hindernis für die meisten Unternehmen bei der Umstellung ist der Wettlauf gegen die Zeit. Eine virtuelle Veranstaltung kann in der Regel zwischen 1 bis 4 Wochen für die Vorbereitung und den Aufbau benötigen. Wenn Sie planen, die Veranstaltung innerhalb weniger Tage durchzuführen, obwohl es technisch möglich ist, kann es sein, dass Sie nicht genügend Zeit haben, um die Veranstaltung zu vermarkten und ein Publikum zu erreichen.

Abgesehen davon kann sich der Umstieg auf das Internet mit dem richtigen Anbieter von virtuellen Veranstaltungen für die meisten Unternehmen als eine gangbare Alternative erweisen, um ihre Verluste aus der Absage von Veranstaltungen zu decken.

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